La productivité et la rentabilité du cabinet dentaire reposent sur un équilibre fragile entre l’optimisation du temps et la veille constante sur la qualité des soins et du suivi des patients. La dynamique singulière de chaque cabinet dentaire réserve son lot de défis quotidiens, qui doivent faire l’objet d’une stratégie de management ciblée. Néanmoins, la plupart des structures font face à des problèmes récurrents pouvant être évités grâce à la mise en place de quelques bonnes pratiques managériales.
Multiplier les rendez-vous pour des actes isolés
Au-delà d’un certain seuil, le temps consacré à un rendez-vous devient irréductible. Autour de l’acte, le praticien établit un contact humain et construit une relation de confiance avec le patient. Entre chaque séance, le protocole clinique impose la préparation des équipements et la stérilisation des outils, tandis que les opérations administratives et la facturation viennent encore allonger le temps imparti. Autant de tâches essentielles sur lesquelles il n’est pas question de faire l’impasse. Aussi, l'optimisation du temps repose sur la juste répartition des actes. Ceux-ci doivent dès que possible être regroupés sur une même séance, selon un calendrier thérapeutique préalablement défini.
La question de l’acceptabilité par le patient
L’optimisation du temps de séance sert le professionnel et est généralement bien accueillie par les patients. La plupart d’entre eux préféreront limiter leurs déplacements et ressortir du cabinet avec la satisfaction d’avoir avancé considérablement sur le planning des opérations. Pour autant, tous ne sont pas en mesure de subir plusieurs actes sur une si courte période, que ce soit pour des raisons de résistance physique ou psychologique. Si l’optimisation du temps de séances se fait au détriment du ressenti du patient, elle fragilise la relation de confiance et menace à terme la fréquentation du cabinet.
Saturer l’agenda
Un agenda saturé ajoute une pression inutile sur les praticiens et les collaborateurs du cabinet. En l’absence de temps de battement, la séance est figée. Le moindre imprévu, le moindre retard, bouscule l’organisation et empiète sur les rendez-vous suivants. La solution passe par la prise de rendez-vous sur des créneaux volontairement allongés, qui autorise une certaine flexibilité et l’amplitude nécessaire à la gestion des urgences dentaires qu’elles soient internes ou externes. Un agenda qui respire est le point de départ d’un cercle vertueux dans lequel le bien-être du patient occupe une place de choix, ce qui réduit la probabilité d’annulation ou de non-présentation.
Négliger la préparation des instruments
Préparer le plan de travail en amont et adapter les schémas d'organisation en fonction du type de rendez-vous constituent un gain de temps précieux et évitent au praticien de se disperser pendant l’acte chirurgical. La disposition des instruments dans des bacs et cassettes dédiés, organisés selon la chronologie de l'opération est un investissement en temps dont la rentabilité n’est plus à prouver. Une efficacité renforcée par une meilleure maîtrise du parcours des instruments. Le suivi de formations à destination des praticiens, des assistants dentaires et des aides dentaires qualifiés, permet d'harmoniser ces pratiques au sein du cabinet.
Improviser la collaboration à quatre mains
Le travail à quatre mains laisse présager une nette amélioration de la concentration pendant l’acte, un gain de temps ou encore une source de réassurance quant au respect des protocoles… Si tant est que la collaboration ait été répétée en amont. Il s’agit de perfectionner l'orchestration des gestes entre le praticien et l'assistant, mais aussi d'anticiper l'occupation de l'espace. L'agencement des éléments et l'ergonomie des équipements mis en place doivent fluidifier les échanges. Le siège de l'assistant dispose d’un vérin préférablement haut afin que celui-ci puisse avoir une vue d’ensemble sur l’opération, sans pour autant compromettre la visibilité et l’éclairage de la zone d'intervention et donc le confort visuel du praticien.
Ignorer les signaux d’alerte sur la cohésion d’équipe
Certains signaux ne doivent pas rester sans réponse, sous peine d’affecter la qualité des soins et de la prise en charge des patients. Parmi les indicateurs à surveiller de près : le taux d’absentéisme, le manque de réactivité des collaborateurs face au changement, la désapprobation des décisions prises au sein du cabinet, le manque d’autonomie intellectuel, les désaccords, voire les querelles en présence des patients… Ces problèmes émergents d'ordre comportemental constituent une menace pour la cohésion du cabinet et affectent, à terme, son développement.
La nature des activités exercées distingue le management du cabinet dentaire des stratégies classiques observées en entreprise. Dans ce contexte, un bon manager doit veiller au maintien d’un niveau acceptable de compétitivité entre collaborateurs qui ne doit en aucun cas être exacerbée. Pour lutter contre les phénomènes de désengagement et d'individualités écrasantes, une bonne stratégie vise l’implication des équipes et une certaine autonomie accordée à chaque collaborateur.
