le logiciel Stéricode c’est aussi un système qui permet de mieux gérer ses stocks, d’assurer le suivi des matériaux utilisés en bouche et d’être en parfaite conformité en cas de contrôle en fournissant un rapport complet de ces procédures. Le matériel nécessaire doit être installé dans la salle de stérilisation.
C’est l’endroit idéal car très proche des stérilisateurs et de tout le matériel utilisé. Ceci permet d’assurer la meilleure hygiène et asepsie possible pour le traitement du matériel qui a été souillé lors des interventions et répond à la démarche qualité que les praticiens désirent mettre en place dans leurs cabinets.
Les points forts du système Stéricode, logiciel de traçabilité dentaire
Le logiciel de traçabilité Stéricode est doté de plusieurs avantages que cela soit dans sa conception ou son utilité pour le personnel dentaire.
La conception du logiciel
C’est tout d’abord la conception même du logiciel qui autorise la mise en place simple et rapide d’un dossier complet de traçabilité : cela permet de créer un lien entre un dispositif médical réutilisable ayant servi pour un acte sur un patient lors d’un soin, d’une part et un système de désinfection (stérilisation), d’autre part.
Une application prête à l’emploi
Tout est pré-paramétrable en amont, il suffit de donner la liste de tout ce qui est utilisé dans le cabinet comme produits, matériels et matériaux. Tout est ainsi pré-intégré à la machine. Puis, tout ce qui compose le Stéricode est livré et installé. L’application est ainsi prête à l’emploi de manière ultrarapide, simple et conviviale. C’est alors que s’opère la formation pour pouvoir utiliser le système.
Un accompagnement complet
Cette formation est comprise lors de l’acquisition du système et dure environ une demi-journée (trois heures minimum), ce qui est bien étudié, car il n’y a aucune angoisse de prise en main. On peut aussi appeler l’installateur pour toute question qui n’aurait pas été abordée, ou qui serait mal comprise. Il n’y a généralement aucun problème de compatibilité avec les marques de stérilisateurs et les logiciels dentaires de gestion. Cet accompagnement est très appréciable dans la démarche globale qualité dans les cabinets aussi bien pour les procédures que dans leurs mises en application : gain de temps et assurance que tout est tracé.
Comment fonctionne un logiciel de traçabilité ?
Le système Stéricode se compose d’un ordinateur à écran plat tactile tout-en-un ASUS ET1612 comprenant le logiciel de traçabilité, un lecteur optique Datamatrix et une imprimante thermique ZEBRA LP2824 (fournie avec deux rouleaux d’étiquettes). Tout est relié avec le système informatique du cabinet. Que ce soit à l’accueil des patients ou dans les salles de soins, on peut associer très facilement le matériel utilisé pour chaque patient à son dossier dans le logiciel de gestion, ce qui permet en toute simplicité d’avoir une traçabilité complète de notre pratique de stérilisation et d’avoir également une traçabilité des matériaux utilisés et laissés en bouche lors des interventions.
Une expérience utilisateur facilitée
Il faut procéder au marquage et à l’enregistrement de chaque cycle de stérilisation : sur l’écran de contrôle, on peut choisir l’intervenant et le stérilisateur qui sera utilisé. L’intervenant rentre son mot de passe, puis il faut qualifier la charge et choisir dans la banque de données qui a été personnalisée par paramétrage, la composition de la charge. Tous apprécieront vraiment la simplicité et le côté convivial de la saisie. Les praticiens peuvent déléguer cette tâche en toute tranquillité à leurs assistantes.
Une traçabilité en lot
L’application réalise une traçabilité au lot avec une date de péremption personnalisée si besoin pour chaque lot. En quelques clics on peut imprimer et sortir le nombre utile d’étiquettes à coller sur chaque lot stérilisé.
Un suivi du matériel utilisé
Le suivi est assuré par le Datamatrix qui permet de transcrire un nombre plus important d’informations que l’on retrouvera également dans le logiciel de gestion ou selon l’organisation du cabinet, sur une fiche bristol à disposition dans la salle de soins. Ainsi à chaque utilisation, le matériel ou le matériau utilisé durant un soin est tracé par une lecture sur le Datamatrix, lecteur optique 2D, dans la fiche du patient au niveau de l’acte enregistré en zone commentaire (temps : moins d’une seconde).
D’autres Datamatrix pourront instantanément être lus si d’autres matériaux laissés en bouche ont été utilisés.
Stéricode permet ainsi l’enregistrement de la composition détaillée de chaque charge et la constitution d’un rapport de cycle composé :
- du descriptif de la charge ;
- du type de cycle programmé ;
- du numéro de cycle ;
- de la date/heure de stérilisation ;
- de l’identité de l’opérateur ayant réalisé la validation du cycle.
Une conservation des données
Le report automatique sur la fiche patient permet de retrouver très facilement ce qui a été utilisé pour ce patient à une date donnée. De plus, avec le logiciel Stéricode, la récupération des enregistrements informatiques émis par le stérilisateur est possible, permettant leur validation par un opérateur identifié. On peut effectuer aussi un archivage informatique de l’ensemble des cycles enregistrés avec pour chacun : paramètres, diagrammes et validation. On a ainsi l’assurance de réaliser simplement et rapidement un dossier complet de traçabilité d’utilisation d’un dispositif ou d’un kit conforme aux recommandations de la Haute Autorité de Santé.
Des modules supplémentaires
Il est proposé également un module de traçabilité des matériaux laissés en bouche et un module de gestion des stocks d’une approche totalement simplifiée pour ceux qui veulent aller plus loin dans l’optimisation de la gestion de leur cabinet. Cette option de gestion du stock des MLB qui permet de joindre à l’émission de l’étiquette une action de déstockage automatique est disponible. D’où la possibilité de création d’un seuil d’alerte pour chaque produit. Une commande préremplie de réassort est réalisable en quelques clics. Le pré-paramétrage et la personnalisation complète de l’application facilitent grandement ces démarches.
Conclusion
La traçabilité est sans aucun doute le point faible des cabinets. L’outil que représente le système Stéricode permet actuellement la meilleure organisation automatique de tout ce qui doit être et peut être tracé dans les cabinets dentaires. La présentation de ce nouveau concept, à n’en pas douter, permettra à de nombreux cabinets de gagner un temps précieux en améliorant leur organisation professionnelle.
